14 técnicas de facilitação que fazem a diferença no dia a dia profissional (2023)

A função de um facilitador é… facilitar. Parece redundante, é verdade. Mas dentro dessa frase há um mundo de informações. Adultos sempre trazem suas próprias bagagens emocionais e experiências na hora de aprender ou absorver uma nova informação.

Por isso, não raro precisam de ajuda isenta para desconstruir e reconstruir suas visões de mundo ao longo do caminho.

“O papel da facilitação é tornar esse processo mais fácil e criar um ambiente propício”, resume Marcos Vianna, facilitador e cofundador daDois Desenvolvimento, empresa especializada no assunto.

Faça parte da rede de lideranças transformadoras da Fundação Estudar como Voluntário Facilitador!

A facilitação no dia a dia

Facilitação, no entanto, não é apenas ministrar um curso ou dar um treinamento – situações em que se faz necessária de maneira mais evidente.

No dia a dia de qualquer profissional, as habilidades de um facilitador fazem toda a diferença e ajudam a formar uma boa liderança:

• Durante reuniões, para estimular a participação de todos e extrair a melhor decisão possível
• Em encontros de brainstorming, para guiar o processo reflexivo dos participantes e gerar boas ideias
• Ao fazer uma apresentação, para ter certeza que sua mensagem está sendo transmitida e apreendida da forma desejada
• Em feedbacks e relação com equipe, para conquistar a confiança dos demais e construir um ambiente transparente, entre diversas outras situações

Existem alguns tipos de facilitadores pelo mundo, como o facilitador de conteúdo, que trata de processos de aprendizado, e o facilitador consultor, que facilita processos decisórios.

Ambos compartilham a missão de auxiliar uma pessoa ou grupo a se desenvolver atuando como guia, canal ou condutor – mas nunca como guru ou dono das respostas.

As modalidades compartilham três premissas básicas:

1. O conteúdo precisa ser lógico
2. Fazer sentido para os presentes
3. E servir para alguma coisa

“Costumo começar dizendo que vou apresentar algumas coisas e pedindo que o grupo se pergunte: Serve para mim? Ajuda na minha vida?”, conta Marcos, que trabalha na área há sete anos e também é bolsista da Fundação Estudar.

Estas premissas envolvem técnicas de comunicação e engajamento, mas também competências comportamentais que ajudam no relacionamento e engajamento de grupos.

Marcos Vianna [Acervo pessoal]

A maneira como adultos aprendem ou assimilam novas informações é diferente das crianças. Por isso, ideal é estudar constantemente modelos de aprendizado e conceitos relacionados ao assunto, atentando também ao que há por trás deles.

E não faltam ótimas referências por aí: livros temáticos(vendidos no Brasil), guias de gruposde discussãocomo o World Café(em português), blogs sobre autodesenvolvimento e ciência como Barking Up The Wrong Tree e até a Associação Internacional de Facilitadores.

Mergulhar no assunto não significa que é preciso ter um doutorado em psicologia ou neurologia para ser bom.

Na Escola de Facilitação da Fundação Estudar, por exemplo, voluntários com as mais diversas formações que querem ajudar os cursos da organização a ganhar escala atuando como facilitadores desenvolvem habilidades interpessoais como empatia, comunicação verbal e não verbal e mediação de conflitos.

“Ao dominá-las, as pessoas podem se destacar pessoal e profissionalmente”, diz Marina Zafra, que já foi responsável pela Escola. “São habilidades que diferenciam e ajudam um líder a se tornar inspirador.”

14 dicas para implementar habilidades de facilitação no dia a dia

1. Alinhe expectativas

“Você precisa estar sempre consciente: Qual é seu propósito? Está ali a serviço de quem? Quando está na frente do grupo, você está a serviço do grupo”, afirma Marcos.

Ele aconselha que o facilitador alinhe as expectativas de todos os envolvidos, da organização contratante aos participantes, e deixe espaço para improvisar e mudar.

Afinal, é melhor que o grupo faça bom proveito de 20 slides que correr com 50 só para fechar a conta.

2. Mantenha o grupo ativo

Procure envolver as pessoas desde o começo ao explicar a ideia central daquele encontro, a duração planejada e a agenda.

Assim, todos começam na mesma página e se o processo se atrasar fica mais fácil parar e criar uma nova estratégia conjunta para retomar o ritmo desejado.

Estimule a participação. É importante manter seus interlocutores ativos o tempo todo por um motivo básico: quem dorme não está aprendendo nenhum conteúdo.

3. Improvise sem perder o foco

Para o facilitador, manter-se conectado ao grupo é quase mais importante que o conteúdo.

É algo fácil de se perder de vista após tantapreparação, seja para uma reunião ou apresentação importante, ainda mais se essa preparação envolver uma estrutura pronta como um documento de Power Point.

Marcos não é fã de slides em sessões de facilitação e considera que a estrutura engessa a narrativa de acordo com a velocidade de compreensão do facilitador e não do grupo, que é o principal interessado naquilo.

Quando o encontro é comgrupos menores, ele prefere canetas e flipcharts para montar os “slides” na hora e de acordo com definições dadas pelos próprios participantes.

“Eu sei o que quero passar e vou perguntando, trazendo as experiências de cada um, construindo a estrutura com as palavras do grupo e complementando com as minhas”, explica.

4. Não banque o expert e demonstrevulnerabilidade

Não se colocar num degrau acima deixa o ambiente mais aberto e fluido, o que é importante numa facilitação.

“Quando você chega bancando o expert, muitas pessoas reagem se fechando e pensando: ‘Quem é essa pessoa para dizer isso?’”, fala Marcos.

E é uma via de mão dupla, já que muitos facilitadores têm medo de não dominar seus assuntos o suficiente. “É preciso se familiarizar com o que vai apresentar, mas não é necessário dominar”, continua.

Demonstrar vulnerabilidade – deixar transparecerque você tem falhas, dúvidas, inseguranças, medos e não tem as respostas para tudo – também ajuda na sua percepção a longo prazo dentro de uma organização.

Quando seus pares percebem em você a vulnerabilidade, desenvolvem maior empatia e confiança para falar abertamente com você. Isso atenua os efeitos colaterais das hierarquias corporativas, ajuda a unir times e criar um ambiente de transparência, com relações mais honestas.

Enquanto para uns a vulnerabilidade é algo quase natural, que vem sem esforço, para outros pode ser uma grande dificuldade. Era o caso de Brene Brown, que explica no TED Talk abaixo como contornou esse problema:

5. A visão é do grupo e não sua

Agir como mestre é ruim também para o resultado final, principalmente em situações em que o que importa mais é a construção da visão do próprio grupo e não a opinião do facilitador.

Em uma apresentação de resultados, por exemplo, esse fator é menos importante. Para uma reunião de brainstorming, no entanto, é fundamental.

Nesses casos, o ideal é trabalhar com perguntas, de preferência abertas e que estimulem a participação. “Acredite que as pessoas são inteligentes e criativas e facilite para que o resultado apareça”, fala Marcos.

6. Não se precipite no julgamento

Para um facilitador, o julgamento é ruim em duas frentes. Na primeira, ao não conseguir abrir mão de suas certezas ou conseguir tolerar bobagens e erros, ele está influenciando de maneira exagerada o resultado.

Seja tolerante e não julgue a intenção dos outros quando eles falarem.

Na segunda, mais frequente em facilitação de processos, o julgamento precoce é o reflexo de querer solucionar o problema rapidamente – mas nem sempre o problema apresentado é a causa real.

Então respire fundo, mantenha a mente aberta e adie (na medida do possível) as decisões até ter um bom entendimento da situação a partir do que os outros têm para acrescentar.

Seja um facilitador da Fundação Estudar – inscrições abertas

7. Mantenha a calma (interior)

Não por acaso, as atitudes de um bom facilitador são também as atitudes de pessoas serenas. Praticar a empatia e a humildade, assim como manter uma dose de humor e a mente aberta, funcionam bem na hora de criar um ambiente harmonioso.

8. Saiba se expressar da sua forma

Não abra mão de sua individualidade em busca da imagem de um facilitador ideal. Dê sentido às coisas do seu jeito, sendo verdadeiro. O importante é que o grupo entenda. Assim, se você está sendo você mesmo, fica mais fácil relaxar, se expressar claramente e improvisar.

9. Pratique a escuta ativa

Ouvir não é a mesma coisa que ouvir ativamente: a diferença está nos detalhes. Para treinar suas habilidades de escuta ativa, guarde telefones e laptops, foque no que a outra pessoa está dizendo, esclareça pontos imediatamente, faça resumos em suas próprias palavras e desencane de pensar constantemente o que dirá em seguida.

Esteja presente e atento. Olhe a outra pessoa nos olhos: ocontato visual é a principal prova para o seu interlocutor de que você está prestando atenção no que ele está falando, e deixar isso claro é essencial para uma boa comunicação.Não interrompa, mesmo que já imagine ter uma solução.

Neste outro texto, o especialista em inteligência emocional Travis Bradberry (autor de Inteligência Emocional 2.0) compartilha mais alguns conselhos práticos sobre como aplicar a escuta ativa no dia a dia.

10. Aprecie o silêncio

É tentador fazer a pergunta e responder em seguida caso alguém não o faça. Evite ao máximo. É uma atitude que torna o grupo mais passivo e, quando você menos perceber, ele já desistiu de acompanhar. “Eu ainda não consigo fazer isso sempre, mas já foi muito mais difícil”, confessa Marcos. “O silêncio é de ouro.”

11. Respeite o ritmo do grupo

Para um facilitador, aprender é verbo-chave: aprenda a ouvir, sentir a energia, observar cada um, a perder o foco e atuar no momento. “Se você não está se conectando de verdade com o grupo, vai querer prever suas ações.

Mas deve ser o contrário: vá no ritmo dele”, diz Marcos. Se você estiver dando um treinamento ou workshop, para aprimorar a experiência, cuide do espaço e do ritmo da facilitação, intercalando conteúdo com experiências práticas e momentos de trocas.

Por outro lado, se estamos falando de situações mais corriqueiras do dia a dia profissional, como uma reunião que tem hora marcada para acabar e decisões par serem tomadas nesse meio-tempo, nem sempre vai ser possível ser tão flexível em relação ao ritmo do grupo.

Ainda assim, mantenha na cabeça essa preocupação em entender o ritmo das pessoas na sala com você (que nem sempre é o mesmo que o seu) e ir ajustando esse ritmo para manter o encontro no horário – um compromisso feito com os envolvidos é que, salvo raras exceções, é dever de quem está conduzindo a reunião manter.

12. Medie conflitos

Se estiver na toada anterior, conectado à energia da turma, o facilitador perceberá um conflito surgindo antes que exploda. Marcos lembra que não é necessariamente algo pessoal.

“Às vezes já algo ali entre as pessoas antes de você chegar, um risinho torto vira um estopim e você deu azar”, ri. Ele recomenda cortar o campo visual entre as partes e evitar que fiquem de frente um pra o outro.

Em encontros de longa duração, também é possível dar um intervalo, para acalmar os ânimos, e conversar com um dos envolvidos no desentendimento. “Às vezes há alguém na turma que pode te ajudar na mediação”, fala. “É como na vida: use seu bom senso.”

13. Troque as dinâmicas

Essa dica vale mais para treinamentos de team building (aqueles em que o objetivo é aumentar o sentimento de equipe ns pessoas), encontros de brainstorming, workshops ou reuniões mais “fora da caixa”, que envolvem dinâmicas.

Há livros e livros sobre dinâmicas e o ideal é conhecer várias, para adaptá-las caso a caso e talvez desenhar sua própria. Questione-se: que objetivo você quer atingir com a dinâmica? Que questões ela deve trabalhar? Há algumas opções boas para se ter na manga.

“Se você quer ver como uma equipe trabalha junta, coloque-a para fazer uma peça de teatro”, exemplifica Marcos. Ele também aconselha que se use a dinâmica apenas uma vez por turma, para manter o elemento surpresa.

14. Pratique

Não fique triste se a facilitação não saiu como você esperava. Ela exige prática e está sempre se desenvolvendo, assim como você. “Apanhei muito no começo”, diz Marcos. “Mas a teoria apenas não resolve: só com prática você se torna um bom facilitador.”